保单电子化存储法律风险

    编者按：
 
    随着电子信息技术在保险业的深度应用以及互联网保险电子商务的发展，利用电子信息技术管理保单信息并逐步实现保单档案电子化存储与管理，已经在多家保险公司进行实践与探索。保单电子化管理的创新与改革，不但能够有效解决寿险纸质保单档案长期保管且成本高昂的问题，既能提升企业运营管理效率，也为大数据挖掘与运用奠定了坚实基础。然而，有别于传统的保单管理模式，新生事物在凸显其优越性的同时，也带来了新的风险和挑战。该如何化解风险，并促进和完善这一新生事物正是我们需要关注和思考的。
 
    保单电子化存储主要指什么？
 
    保单电子化存储由保单档案电子化存储和电子保单存储两部分构成。保单档案电子化存储，是指保单通过扫描、拍照等手段，在电子签名加密的基础上，将原始纸质档案所记录的相关信息转化成为电子图像档案，并利用形成的电子图像信息，实现纸质档案与图像档案的电子化存储。电子保单存储，则是指保险公司为客户签发的具有公司电子签名的电子化保单的集中存储。保单电子化存储相关法律风险主要集中在档案管理与民事诉讼两个领域。
 
    保单档案电子化存储面临的档案风险、诉讼风险
 
    一、档案管理风险
 
    根据现行的法律法规，保险公司可通过“纸质业务文件”和“电子文件”方式保管业务档案，但就保险公司是否可以仅保留电子文件并以此取代纸质业务文件，目前尚未有统一明确的规范性文件规定。
 
    1. 立法现状
 
    《保险法》第八十七条规定，“保险公司应当按照国务院保险监督管理机构的规定妥善保管业务经营活动的完整账簿、原始凭证和有关资料。前款规定的账簿、原始凭证和有关资料的保管期限，自保险合同终止之日起计算，保险期间在一年以下的不得少于五年，保险期间超过一年的不得少于十年。”
 
    2013年国家档案局发布实施的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）不仅对所有企业档案的保管期限规定了比《保险法》要求更长的期限。对于档案的具体形式，该规定第十三条第二款：“企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。”对能否以电子文件取代原始纸质档案则未作明确规定。
 
    2007年保监会发布的《关于印发<人身保险业务档案管理规范>的通知》（保监发[2007]51号）则规定，“人身保险业务档案在采取纸质载体的同时，应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。”
 
    2004年国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会发布的《关于印发<国有企业文件材料归档办法>的通知》（档发[2004]4号）第十九条第一款规定，“归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。”从通常理解上来看，该通知强调保存原件档案的重要性，仅在无原件的情况下才可以其他具有凭证作用的文件材料替代原件档案。此外，第二十一条还规定：“具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。”
 
    2. 风险分析
 
    根据上述法律法规可以看出，对于保险公司业务经营过程中原始凭证、影像类电子文件和直接生成的电子文件等资料，相关法律法规有着明确的保管期限规定；但是，目前的监管环境仍然注重纸质原件的保管归档，能否以电子档案取代纸质业务档案，仍有待保险监管等相关监管机构对此进行进一步明确或者认可。
 
    二、诉讼风险
 
    1. 立法现状
 
    （1）证据种类
 
    根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十三条的规定，“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。”
 
    （2）证据分类
 
    从证据的来源来看，证据区分为原始证据和传来证据。原始证据是指直接来源于案件事实或直接来源于原始出处的证据，传来证据是指在原始证据的基础上产生的，经过复制、复印、传转、转述等方式生成的证据。《最高人民法院关于民事经济审判方式改革问题的若干规定》（法释[1998]14号）第二十七条第三款规定，“原始证据的证明力大于传来证据。”
 
    就书证而言，原件和复制件在诉讼过程中的法律效力亦有着显著的区别。《中华人民共和国民事诉讼法》第七十条第一款规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”《民诉法司法解释》第一百一十一条规定：“民事诉讼法第七十条规定的提交书证原件确有困难，包括下列情形：（一）书证原件遗失、灭失或者毁损的；……前款规定情形，人民法院应当结合其他证据和案件具体情况，审查判断书证复制品等能否作为认定案件事实的根据。”此外，《证据规定》第六十九条“下列证据不能单独作为认定案件事实的依据：……（四）无法与原件、原物核对的复印件、复制品”。
 
    2. 风险分析
 
    （1）电子化保单档案属于书证的复制件，属于传来证据
 
    根据书证的定义可以看出，原始的纸质保单档案属于书证。电子化保单档案将纸质保单档案，通过技术手段转化为数字化、电子化的方式进行存储，其形成时的原始来源并非电子信息，而是纸质保单档案，其内容与纸质保单档案完全相同，因此，从证据种类上来说，电子化保单档案实质仍应为书证一类，并不因为使用了电子保存的方法而改变证据种类。此外，由于电子化保单档案系通过影像化的技术手段和方式，将纸质保单档案的表现形式转换为电子文档，但这一转换过程中并未增加、减少或者改变保单档案内容，仅系纸质保单档案的简单复制。因此，电子化保单档案从性质上来说应为书证的复制件。
 
    从证据分类的角度来看，电子化保单档案来源于纸质保单档案，通过影像化手段而转化成了电子文档，因此，电子化保单档案属于传来证据。由于传来证据在证明力方面弱于原始证据，因此，如果只保留影像文件而销毁纸质原件，保险公司有可能就要承担影像文件不能作为证据的风险。
 
    （2）如果电子化保单档案无法与原始纸质保单档案进行核对，将不能单独作为认定案件事实的依据
 
    由上文立法规定可知，电子化保单档案可以作为诉讼证据提交。然而，如果仅提供电子化保单档案、而无法提供原始纸质保单档案，根据上文《证据规定》第六十九条的规定，电子化保单档案将可能在对方当事人否认其真实性的前提下，由于无法与原始纸质保单进行核对，而不能单独作为认定案件事实的依据。
 
    （3）电子化保单证据获得法院认可难度更高
 
    根据上文《民诉法司法解释》第一百一十一条规定可知，如果电子化保单档案无法与原始纸质保单档案进行核对，但结合其他证据和案件具体情况可以判断电子化保单档案能够认定案件事实，法院可以综合案件整体情况认可该证据。在实践中法院所依据的是《民诉法解释》第一百零五条的规定：“人民法院应当按照法定程序，全面、客观地审核证据，依照法律规定，运用逻辑推理和日常生活经验法则，对证据有无证明力和证明力大小进行判断，并公开判断的理由和结果。”但是需要注意的是，此种情况下要求形成十分完整的证据链条——即不但电子化保单档案本身能够证明案件事实，且保单档案的影像化过程及影像化后的保单档案的存储、读取等操作均没有也不会改变保单内容的，并通过对于案件整体情况的把握，法官能够形成电子化保单档案所反映的事实成立的心证时，该等证据才有被采信的可能。
 
    （4）电子化保单档案的真实性被对方当事人质疑时，无法通过笔迹、痕迹等等传统鉴定方式确认其真实性
 
    由于电子化保单档案属于纸质保单档案的复制件，并且影像化的过程中可能存在一定的失真或者变形的情况，故而电子化保单档案的真实性被对方当事人质疑时，甚至无法通过笔迹鉴定、痕迹鉴定等传统鉴定方式来确认电子化保单档案本身、以及保单档案上有关记载内容的真实性。
 
    电子保单存储的档案管理和诉讼风险
 
    一、档案管理要求
 
    1. 立法现状
 
    根据《电子签名法》第五条，“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”该法第六条规定了数据电文原件的保存要求：“（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”
 
    由上文《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《关于印发<人身保险业务档案管理规范>的通知》和《关于印发<国有企业文件材料归档办法>的通知》可知，直接生成的电子保单原件应纳入归档范围，并对其有保管期限的具体要求，如具有永久、长期保存价值，还须形成一份纸质文件归档。除此之外，国家质量监督检验检疫总局2002年发布的《电子文件归档与管理规范》，对党政机关产生的电子文件的归档与管理中的电子文件的真实性、完整性和有效性保证，电子文件的收集与积累，电子文件的归档，归档电子文件的整理、移交、接收与保管等方面作出了详细的规定，对公司的电子文件管理具有参照作用。
 
    2. 风险分析
 
    根据上述法律法规可以看出，电子保单的归档管理工作应使其符合原件形式的要求与保存要求，并符合保管期限的具体规定，如具有永久、长期保存价值，还须形成一份纸质文件归档。在电子保单的日常归档与管理过程中，还可参照《电子文件归档与管理规范》的规定进一步予以规范，严格做到依法合规，避免出现档案管理风险。
 
    二、诉讼风险
 
    1. 立法现状
 
    2015年2月4日实施的《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第一百一十六条第二款对电子数据作出了定义：“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。”至此，我国三大诉讼法均认可电子数据证据作为一种独立的证据类型，与书证、物证等具有同等证明效力。
 
    （1）刑事诉讼领域
 
    《关于办理死刑案件审查判断证据若干问题的规定》（法发[2010]20号）第二十九条规定：“对于电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、网络博客、手机短信、电子签名、域名等电子证据，应当主要审查以下内容：……对电子证据有疑问的，应当进行鉴定。对电子证据，应当结合案件其他证据，审查其真实性和关联性。”
 
    (２)民事诉讼领域
 
    《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（法释[2001]33号）第二十二条规定：“调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件。提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说明其来源和制作经过。”
 
    (３)行政诉讼领域
 
    《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第十二条规定：“根据行政诉讼法第三十一条第一款第三项的规定，当事人向人民法院提供计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当符合下列要求：（一）提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件；（二）注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等；（三）声音资料应当附有该声音内容的文字记录。”第六十四条规定：“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料，其制作情况和真实性经对方当事人确认，或者以公证等其他有效方式予以证明的，与原件具有同等的证明效力。”《最高人民法院印发〈关于审理证券行政处罚案件证据若干问题的座谈会纪要〉的通知》（法[2011]225号）中指出：“证券交易和信息传递电子化、网络化、无线化等特点决定电子交易信息、网络IP地址、通讯记录、电子邮件等电子数据证据在证券行政案件中至关重要。但由于电子数据证据具有载体多样，复制简单、容易被删改和伪造等特点，对电子数据证据的证据形式要求和审核认定应较其他证据方法更为严格。”
 
    2. 风险分析
 
    根据电子数据的定义，电子保单作为形成于电子介质中的信息，在证据分类上属于电子数据的范畴。与纸质证据相比，电子数据证据在原始性、真实性、完整性、安全性等方面存在诸多限制和影响因素，导致电子保单证据效力和证明力处于先天弱势。
 
    （1）原始性认定：原件与原始载体
 
    首先，诉讼中应当提交证据原件，是各国普遍适用的一项规则。与传统证据形式原件一般能够直接证明案件事实不同，电子数据证据由于是存储于电子介质中的电子数据信息，其在证明案件事实时需要将数据编码转化为人们可以识别的形式，由此引发什么是“电子数据证据原件”的问题。
 
    其次，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十二条规定，“调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。”但对于“原始载体”却未作明确的定义，司法实践中对于何为“原始载体”也因此存在不一致认识。
 
    （2）真实性：证明难度更高
 
    首先，电子数据天然具有易更改性和信息与载体的可分离性。这些特性使电子数据在形成或传输过程中存被改动风险更高。其次，互联网时代电子数据被篡改的风险显著增大。在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点，使得信息系统及身处其中的电子数据面临着远大于传统环境的安全威胁。
 
    （3）完整性：电子数据证明力特殊指标
 
    完整性是考查电子数据证据证明力的一个特殊指标，传统证据是没有这一标准的。有学者认为，电子数据证据的完整性包括两层意义，即电子数据证据本身的完整性和电子数据证据所依赖的计算机系统的完整性。而无论对电子证据本身完整性还是对计算机系统完整性的认定，不仅是法官不能够独立完成，即便求助于专业鉴定也非易事。
 
    （4）安全性：电子数据载体灭失或不能识别的风险
 
    电子数据同样面临着长久保管的巨大压力。重要的电子数据因保管不善而成为“数字垃圾”的事例不胜枚举。原因如下：其一，电子数据的物理寿命较短，老化试验表明，现代的磁带、磁盘和光盘的物理寿命均不会超过百年。其二，电子数据的信息生命十分有限。由于信息技术的发展，其所采用的信息编码规则、文件格式等都会被淘汰过时，导致无从识读。其三，电子数据长期保存的管理难度较大。电子数据载体对磁、光、尘、震等因素非常敏感，在载体操作、使用过程中的任何细微损伤都可能导致数据无法读出。
 
    如何应对？
 
    保单电子化存储是一项具有前瞻性的创新举措，也是未来行业档案管理的方向，保险公司应以积极探索的心态、在正视风险的前提下进行大胆实践，并在一定程度上容忍创新带来的风险。
 
    鉴于电子档案全面取代纸质档案的外部条件还不成熟，因此在保单电子化存储档案管理问题上建议采取过渡性措施予以实施，即参照政府机关、金融行业惯例，实行“双轨制”，先同步保留纸质档案，待外部条件具备后，再销毁纸质档案，全面实施电子档案。
 
    对于保单电子化存储在诉讼方面的风险，则可以考虑以公证或认证的方式来提高证据效力和证明力。公证有两种方式：一是对电子化保单档案与原始纸质保单的一致性进行公证，二是对于电子化保单档案和电子保单的生成过程进行公证。前一种方法能够直接证明电子化保单档案与原始纸质保单核对一致，可以此作为诉讼证据使用，而后一种方法能够证明电子化保单档案和电子保单以准确、可靠、不可篡改的方式生成，同时间接证明了电子化保单档案与原件核对一致。考虑到保险公司所管理的数量惊人的保单，显然后一种公证方式更具有可行性。
 
    此外，《电子签名法》和工业和信息化部《电子认证服务管理办法》对电子认证服务进行了规范，保险公司如果能够在市场中选拔出具有权威性、公信力的电子认证服务机构对电子文件转化进行权威认证，确保认证过程和结果的真实、合法、安全等，也有可能在一定程度上提示电子档案的证据效力。