从细节入手，做好银行代理保险单证管理

 　　快速发展的银行代理保险业务，对银保业务单证管理提出了越来越高的要求，其单证管理便成了保险公司管理的重点与难点。前些年，有的公司由于单证管理跟不上银代业务发展速度，未设置银代单证管理专岗，常常造成单证遗失或缺损。尤其是客户现场签单的保险合同单证，回收不及时；即使收回的客户单证，管理也不到位。经实际调研，笔者认为，要做好银保业务单证管理，应从以下几个方面入手：
 
　　一、抓好源头控制
 
　　银保业务使用的单证,主要有暂收据、保单、保险条款、产品说明书等。在这些单证中，银保暂收据（客户交款凭证）已停止使用，由银行代理网点出具客户交款凭证，客户凭此可到保险公司换取正式交款发票。保单，即保险合同单证，是由保险公司统一印制的、带有印刷编号和公司印章的、具有法律效力的合同凭证。保险公司常常将此单证纳入重控管理，由财务部门控制发放。该单证与财务有直接关系,是财务活动的依据。从财务管理角度讲的单证，不仅包括财务单证，而且还包括与财务有直接关系的业务单证，即保单。
 
　　从源头抓起，这就要求保险公司必须建立单证管理制度，包括各种单证的管理权限以及单证的印刷、保管、领用、填制、传递等制度，建立单证领用台账，以便记录单证的流向。
 
　　其次，保险公司应建有完善的计算机单证管理系统，即在申领银保单证时，须登录公司单证管理系统，先在单证系统中确认发放记录和发放的渠道，以及财务单证管理员的操作流水号。在单证管理系统中,必须结合与其相适应信息管理和资金管理，随时掌握单证的使用成本，以保障单证的安全使用量和减少单证的浪费。
 
　　再次，在单证管理系统做好发放记录后，实物发放台账登记必须与单证管理系统发放并行。银保业务员需领用单证时，需从银保单证管理员处办理申领手续，由银保单证管理员从负责财务单证处统一办理单证申领，再由银保单证管理员负责发放。
 
　　发放银保单证时，应根据银行网点出单的情况，尽量避免过多发放，减少单证在网点的积压。对于具备统一发放单证的银行，则由银保单证管理员直接与银行凭证处协商，在规定的时间内，将银保单证发放到位。银行网点需用单证时，则由网点到其凭证处申领，申领数量由银行凭证处控制，一般一次申领单证数量不超过50份。
 
　　二、定期回销过期单证
 
　　为了加强银保单证管理，有的保险公司开始在单证明显处印有有效期限，过期作废，在一定程度上规避了单证使用风险，对回销处理带来了方便，但同时也带来了单证的大量浪费。为解决银保单证在管理上的这一难题，大多数保险公司银保单证员不得不采取少领取、增加实物单证发放频次的做法，以满足银代业务需要，减少单证过多积压而造成的浪费。
 
　　在回销单证时，根据领用的实物单证台账，按照单证印刷号与保单号一一对应，逐一核销，并由银保客户经理签字确认。银保单证管理员依此登录公司的计算机单证管理系统，按照期初库存、本期领用、本期使用、本期作废、期末库存（空白单证）、备注等顺序，将回收的单证在单证管理系统中进行二次核销，保证账实相符。
 
　　对于存放在银行网点的单证，按照单证管理办法，定期回收。一般以3个月为限。清理银行网点单证时，事先应与银行凭证处沟通，下发回收单证通知，换发新单证。根据单证号段和银保客户经理分管的银行网点，逐一清理，不留死角，以保障单证的绝对安全和单证使用的零风险。
 
　　在具体操作中，则由银保客户经理负责回收。如银行统一回收，则由银保单证管理员直接从银行凭证处办理回销和交接手续。根据以往的做法，银保单证回收最好由银行统一负责，因为银行网点领用单证皆经其重控单证管理程序，手续较为严密，回收单证同样如此。
 
　　三、银保单证管理，人人有责

    银保单证管理，单纯依赖银保单证管理员是不够的，领导必须重视此项基础工作。单证管理看似简单，真正管理起来极其繁琐，做为银保单证管理员需要细致、耐心，尤其在回销单证时，更是如此。在单证管理制度中，要明确分级管理，即财务单证管理仅对银保单证管理员，银保单证管理负责各银行凭证处的单证管理，以及对银保客户经理的单证管理，银保客户经理负责网点的单证管理。只有这样，单证管理责任才能落实到人，也才能真正做到银保单证管理，人人有责。（生命人寿天分 阳福元）